Organizacja eventu firmowego. O czym warto pamiętać?

Organizacja jakiegokolwiek eventu to spore przedsięwzięcie. Szczególnie wymagające jest przygotowanie eventu firmowego, który musi być dopięty na ostatni guzik. O co zadbać o czym pamiętać, aby wszyscy goście i szefostwo byli zadowoleni? Podrzucamy garść cennych rad!

Zaproszenia dla gości specjalnych

O ile standardowi goście twojego firmowego eventu mogą zostać zaproszeni za pomocą mediów społecznościowych czy poczty mailowej, o tyle najważniejsze osobistości powinny otrzymać stosowne zaproszenia. W tym celu warto zwrócić się o specjalny projekt do grafika, a wydruk zaproszeń zlecić profesjonalnej drukarni. Wśród dostępnych w drukarni opcji powinny znajdować się specjalne zaproszenia typu premium, które wyróżniają się wysokiej jakości papierem oraz doskonale wykończonymi efektami kolorystycznymi. Zleć również druk kopert, na których znajdować się będą dane poszczególnych osób. Ze względu na RODO nie możesz wydrukować na nich wszystkiego, ale imię, nazwisko, stanowisko oraz firma powinny się na nich znaleźć.

Zagospodarowanie przestrzeni eventu

Jedną z najważniejszych kwestii w organizacji eventu firmowego, jest odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni obiektu. W zależności od tego, jak dużą imprezę planujesz, postaraj się zadbać o optymalne rozmieszczenie wszystkich stref. Bar i przestrzeń gastronomiczna powinna znajdować się w pobliżu strefy networkingowej. Z kolei wszystkie stoiska targowe dobrze rozmieścić równolegle względem siebie, aby goście mogli swobodnie się przemieszczać i zapoznawać z ofertami kolejnych kontrahentów. Organizując eventową przestrzeń nie można również zapomnieć o odpowiedniej oprawie muzycznej i oświetleniu. Zadbaj, aby goście czuli się komfortowo. Pod żadnym pozorem nie można dopuścić do sytuacji, w której obecni na imprezie poczują znudzenie.

Dokumentacja dla mediów

Organizacja firmowej imprezy czy targów to doskonała okazja do zgromadzenia solidnego materiału reklamowego. Warto zatem zainwestować w ściankę do pozowania, roll-upy i gadżety reklamowe, aby goście chętnie robili sobie pamiątkowe zdjęcia. Jeśli chcesz jeszcze bardziej wypromować swoją firmę, zorganizuj specjalny streaming na żywo, który będzie mógł być oglądany przez internautów i osoby, które z jakichś powodów nie mogły pojawić się na wydarzeniu. Pamiętaj, aby przed wydarzeniem rozesłać informacje prasowe do mediów, a po imprezie przesłać wszystkim zainteresowanym redakcjom materiały w formie zdjęć, filmów i krótkiego podsumowania. Takie działania zawsze pozytywnie wpływają na wizerunek firmy.