Jak zorganizować firmowy event na najwyższym poziomie?

Twój przełożony zlecił ci organizację firmowego wydarzenia, na które zostaną zaproszeni wszyscy lokalni przedstawiciele waszej branży? To zadanie nie należy do prostych, ale z całą pewnością dasz sobie radę! Kluczowe jest tutaj przygotowanie skrupulatnego harmonogramu, który pozwoli ci dopiąć event na ostatni guzik. O czym warto pamiętać?

Odpowiednia aranżacja przestrzeni

Pierwszym krokiem w kierunku przygotowania firmowego wydarzenia dla całej branży jest oczywiście znalezienie odpowiedniej przestrzeni. W tym celu najlepiej zwrócić się do agencji nieruchomości lub innych usługodawców, którzy oferują wynajem wielkopowierzchniowych obiektów. Pamiętaj, że przestrzeń ta musi pomieścić setki osób, strefę gastronomiczną, liczne stoiska targowe, miejsce na networkingowe rozmowy i wystąpienia zaproszonych prelegentów. Poza tym obiekt musi wyróżniać się dogodną lokalizacją, która pozwoli zaproszonym gościom bez problem dotrzeć na miejsce. Jeśli na evencie mają pojawić się również osoby z innych miast, zadbaj o bliskie położenie hotelu lub pensjonatu.

Dobre nagłośnienie

Gdy znajdziesz już właściwe miejsce na wasz event, pora zabrać się za kwestie techniczne, w tym odpowiednie nagłośnienie całej imprezy. Nie warto bagatelizować tego elementu, ponieważ właśnie od niego zależy prawidłowy przebieg i pozytywny odbiór całego wydarzenia. Zamów zatem fachowca, który zawodowo zajmuje się obsługą akustyczną dużych wydarzeń. Skonsultuj z nim niezbędne wyposażenie, takie jak mikrofony, kolumny czy głośniki naścienne i zamów je u specjalistycznej firmy, która oferuje wynajem tego typu urządzeń. Pamiętaj, że odpowiednia akustyka to również zasługa ustawienia poszczególnych elementów w obiekcie.

Promocja wydarzenia

Co przede wszystkim decyduje o sukcesie danego wydarzenia? Oczywiście, że frekwencja! Co zatem zrobić, aby na organizowany przez ciebie event z przyjemnością przyszli wszyscy zaproszeni goście oraz przedstawiciele świata branżowych mediów? Nie obędzie się bez inwestycji w reklamę i marketing. Wszelkie działania tego typu warto rozpocząć już na kilka miesięcy przed datą planowanej imprezy. Zadbać należy przede wszystkim o wizerunek firmy, która ją organizuje. W tym celu zdecydowanie warto wykorzystać media społecznościowe, nowoczesny streaming w postaci transmisji na żywo i webinarów oraz artykuły sponsorowane.

W organizacji firmowego eventu najważniejsze jest odpowiednie skoordynowanie wcześniej zaplanowanych działań. Tylko taka strategia zagwarantuje ci brak nieoczekiwanych wpadek i sytuacji kryzysowych!