Jak monitorować liczbę uczestników eventu?

Organizujesz branżowy event na szeroką skalę i zastanawiasz się, jak monitorować liczbę jego uczestników? Liczba sprzedanych biletów wcale nie warunkuje tego, ile osób ostatecznie weźmie udział w wydarzeniu. W naszym dzisiejszym artykule prezentujemy ci kilka sposobów, aby w sposób zautomatyzowany kontrolować tę kwestię.

Zapisy na wejściu

Najpopularniejszą formą kontrolowania liczby osób na dużym wydarzeniu są po prostu zapisy na samym wejściu na jego teren. Wiąże się to z koniecznością zaangażowania kilku pracowników, którzy będą obsługiwać specjalne stanowiska w formie swego rodzaju recepcji. Przed wpuszczeniem uczestnika na event, musi on wówczas wpisać się do specjalnej księgi. Oczywiście wystarczy, że zrobi to raz, choć dobrze jest sprawdzać każdą osobę wchodzącą i wychodzącą, czy na pewno jest już obecna na przygotowanej wcześniej liście.

Karty zamiast biletów

Dobrym rozwiązaniem jest również tak zwana elektroniczna lista obecności. Aby jednak móc skorzystać z tego innowacyjnego rozwiązania, musisz wyposażyć uczestników wydarzenia w specjalne karty, które w dalszej kolejności muszą zostać zeskanowane na wejściu do wydarzenia. Tego typu karty możesz dołączać np. do zakupionych biletów lub na samym wejściu na event. Oczywiście to nie jedyna opcja, z której możesz skorzystać przy elektronicznej listy obecności, jednak jest ona zdecydowanie najbardziej rekomendowana i wygodna. Jeśli uczestnik nie zeskanuje swojej karty, nie będzie mógł przedostać się na teren imprezy, nawet jeśli będzie próbował wejść w towarzystwie innej osoby, która przed nim taką kartę zeskanowała. Specjalne bramki umieszczone na wejściu przepuszczają bowiem jedynie pojedyncze osoby, co eliminuje ryzyko błędnego zliczenia osób na evencie.

Rejestracja uczestników

Zapisy prowadzone na wejściu wydarzenia to nie jedyny sposób, aby zmierzyć ostateczną ilość osób na evencie. Możesz wprowadzić również nieco bardziej zautomatyzowaną formę, jaką jest konieczność rejestracji biletu przed jego użyciem. Wówczas zyskasz informację, ile osób finalnie zrealizowało swoją wejściówkę. Od liczby pobranych lub zakupionych zaproszeń będziesz w stanie również odjąć liczbę tych zarejestrowanych, co pozwoli ci ocenić, ile osób finalnie nie zdecydowało się na wzięcie udziału w organizowanym przez ciebie wydarzeniu. Taką rejestrację możesz wykonać przy użyciu jednego z popularnych systemów do automatycznej rejestracji uczestników. W sieci dostępnych jest kilka świetnych i bezpłatnych platform, przy których użyciu będziesz w stanie zorganizować w pełni zautomatyzowaną i profesjonalnie prezentującą się rejestrację uczestników!