Elektroniczny obieg dokumentów firmowych

Elektroniczny obieg dokumentów firmowych – na czym to polega?

Sprawność obiegu dokumentów firmowych ma bezpośrednie przełożenie na jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zastanów się, jak wiele nerwowych sytuacji powodują opóźnienia w księgowaniu faktur czy zgłaszaniu pracowników w ZUS i Urzędzie Skarbowym? A to tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ zakres dokumentacji firmowej jest o wiele szerszy – dziś opowiemy o tym, jak usprawnić obieg tych dokumentów. Zapraszamy do lektury!

Dokumentacja firmowa – co to takiego

Każda działalność gospodarcza jest generatorem dokumentów – są to między innymi wspomniane we wstępie faktury kosztowe i sprzedażowe, raporty, umowy z pracownikami oraz umowy o współpracy z innymi firmami. Jest to również szereg innych dokumentów, typowych dla rodzaju prowadzonej działalności dlatego nie ma sensu ich w tym miejscu wymieniać. Całą dokumentację firmową łączy jednak kilka wspólnych mianowników – musi być ona przygotowana, archiwizowana i księgowana w odpowiedni sposób. Obieg tej dokumentacji jest niezwykle ważny – ma bezpośrednie przełożenie na cashflow i workflow w przedsiębiorstwie. Dlatego przepływ dokumentacji firmowej należy usprawniać poprzez automatyzację. Automatyzacja z kolei polega na cyfryzacji. Na czym polega cyfryzacja obiegu dokumentacji firmowej?

Elektroniczny obieg dokumentacji firmowej

Cyfryzacja dokumentacji firmowej lub inaczej, elektroniczny obieg dokumentów w firmie to forma automatyzacji przepływu informacji firmowej polegająca na przeniesieniu dokumentacji do sfery cyfrowej. To zawiłe, lecz wyczerpujące temat zdanie oznacza nie mniej nie więcej a dokładnie tyle, że wszystkie dokumenty firmowe zostają przeniesione do wersji elektronicznej. Dotyczy to zarówno e-faktur, jak i faktur papierowych. Jest to możliwe dzięki wdrożeniu systemu firmowego, który będzie wspierał przepływ dokumentów i informacji firmowych pomiędzy działami przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie ma wiele zalet – przede wszystkim oszczędzamy przestrzeń potrzebną na składowanie ton dokumentów w wersji papierowej.

Przeniesienie dokumentacji do sfery cyfrowej odciąża także działy HR – procesy rekrutacyjne przebiegają sprawniej, a późniejsze umowy mogą być przekazywane do urzędów za pośrednictwem systemu. Kolejnym odciążonym działem jest oczywiście księgowość – możliwość szybkiego i wygodnego wglądu w każdą fakturę i raport realnie przekłada się na wygodę pracy. Elektroniczny obieg dokumentacji firmowej to rozwiązanie technologiczne, z którym będziemy coraz częściej mieli do czynienia, może więc warto już dziś zastanowić się, nad jego wdrożeniem w Twojej firmie!